Mitgliederverwaltung für Sportvereine
Alle Mitglieder an einem Ort – mit Status, Familien, Abteilungen, Mannschaften und Einwilligungen. Online im Browser, mit Rechten für jede Rolle und ohne Excel-Listen, die auf drei Rechnern unterschiedlich aussehen.
Warum eine Mitgliederverwaltung im Browser?
In vielen Vereinen liegt die Mitgliederliste in einer Excel-Datei auf dem Rechner der Mitgliederwartin, die Bankdaten beim Kassenwart und die Mannschaftslisten bei den Trainern. Jede Änderung muss an drei Stellen nachgetragen werden – oder geht verloren. Clubkern führt alles in einer gemeinsamen Datenbank zusammen. Vorstand, Kasse, Abteilungsleitungen und Trainer arbeiten gleichzeitig mit denselben Daten, jede Person sieht aber nur, was ihre Rolle erlaubt.
Stammdaten mit Historie
- Status mit Verlauf: Antrag, aktiv, passiv, beitragsfrei, gekündigt, gesperrt, ausgetreten – jede Änderung mit Datum.
- Zugehörigkeiten mit Zeitraum: Abteilungen, Mannschaften mit Rolle (Spieler, Trainer, Betreuer) und Vereinsfunktionen wie Vorstand oder Jugendwart.
- Familien: gemeinsame Anschrift, ein Rechnungsempfänger und eine Bankverbindung, Familienrabatt in den Beitragsmodellen.
- Minderjährige: gesetzliche Vertreter und Notfallkontakte; bei Volljährigkeit erinnert Clubkern an die Prüfung von Kontakt- und Bankdaten.
- Zeitstrahl: Mails, Briefe, Rechnungen, Zahlungen, Notizen und Änderungen je Mitglied in einer Ansicht.
Fehlende Angaben finden, bevor es knirscht
Die Mitgliederliste filtert nach Status, Abteilung, Mannschaft, Alter, aktiv oder passiv und Familie. Ein eigener Filter zeigt fehlende Angaben: Mitglieder ohne E-Mail, mit unzustellbarer E-Mail-Adresse, ohne Geburtsdatum, ohne Pass oder ohne Bankverbindung. Gespeicherte Filter, Massenaktionen und der Export nach Excel oder CSV sind eingebaut. Doppelte Einträge erkennt Clubkern bei der Anlage, beim Import und beim Online-Antrag.
Ein- und Austritte ohne Nacharbeit
Neue Mitglieder füllen den Online-Mitgliedsantrag selbst aus – mit Bankverbindung, SEPA-Mandat und Einwilligungen. Sie prüfen und genehmigen; Clubkern legt Mitglied, Vertreter, Mandat und Begrüßungsmail an. Kündigungen werden mit der Kündigungsfrist Ihrer Satzung vorgemerkt und zum Stichtag automatisch vollzogen. Vor dem Austritt erinnert Clubkern an offene Ausleihen aus dem Inventar. Eintritts- und Austrittslisten je Jahr stehen als Bericht bereit.
Jubiläen, Ehrungen und Bestandserhebung
Clubkern erinnert vor runden Mitgliedsjahren und Geburtstagen, die Stufen sind einstellbar. Ehrungen werden mit Datum und Art erfasst. Für die jährliche Bestandserhebung des Landessportbunds erstellt der Bericht „Mitgliederbestand“ die Aufstellung nach Alter und Geschlecht zum Stichtag – als Tabelle, Excel oder PDF.
Für Fußball und jede andere Sportart
Das Sportprofil passt die Begriffe an: Aus „Mannschaft“ wird „Trainingsgruppe“, aus „Spielerpass“ wird „Startpass“. Fußballvereine verwalten Passnummer und Spielberechtigung und gleichen ihre Daten mit dem DFBnet-Export ab – Abweichungen werden je Feld angezeigt und erst nach Bestätigung übernommen. Wer keine Pässe braucht, blendet den Bereich einfach aus.
Trainer sehen ihre Mannschaft – und nicht mehr
Rollen wirken auf einen Geltungsbereich. Trainer sehen Spieler, Eltern, Notfallkontakte und Pässe ihrer Mannschaft, aber keine Bank- oder Beitragsdaten. Abteilungsleiter arbeiten nur in ihren Abteilungen. Mitglieder sehen im Mitgliederportal nur sich selbst und ihre Kinder. Mehr zur Sicherheit: DSGVO im Verein.
Umstieg aus Excel
Das Importcenter übernimmt Mitglieder aus Excel oder CSV: Spalten zuordnen, Prüfvorschau mit Fehlern und Dubletten ansehen, übernehmen. Vorhandene Daten werden nie überschrieben, höchstens leere Felder ergänzt.
Häufige Fragen
Wie viele Mitglieder kann Clubkern verwalten?
Clubkern ist für Vereine jeder Größe gebaut, vom kleinen Verein mit wenigen Dutzend Mitgliedern bis zum Mehrspartenverein mit mehreren Abteilungen.
Können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten?
Ja. Vorstand, Kasse, Mitgliederverwaltung, Abteilungsleitungen und Trainer melden sich mit eigenem Konto an und arbeiten gleichzeitig mit denselben Daten – jeweils mit den Rechten ihrer Rolle.
Können Mitglieder ihre Daten selbst ändern?
Ja, im Mitgliederportal. Kontaktdaten ändern Mitglieder direkt; Name und Bankverbindung ändern sie per Antrag, den der Verein freigibt. Der Verein wird über jede Änderung informiert.
Gibt es einen Abgleich mit dem DFBnet?
Ja. Clubkern liest den DFBnet-Export (CSV oder Excel), zeigt Abweichungen je Feld und übernimmt sie erst nach Ihrer Bestätigung.
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