DSGVO im Verein: Mitgliederdaten sicher verwalten
Vereine verarbeiten Bankverbindungen, Daten von Kindern und Jugendlichen und Einwilligungen für Fotos. Clubkern ist von Grund auf dafür gebaut, diese Daten zu schützen – und hilft Ihnen, die Pflichten aus der DSGVO im Alltag zu erfüllen.
Diese Seite beschreibt Funktionen von Clubkern und ist keine Rechtsberatung. Der Verein bleibt für die Daten seiner Mitglieder verantwortlich und braucht unter anderem eigene Datenschutzhinweise für seine Mitglieder.
Jeder sieht nur, was er braucht
Datenminimierung beginnt beim Zugriff. In Clubkern bündeln Rollen die Rechte und wirken auf einen Geltungsbereich: alles, eigene Abteilungen, eigene Mannschaften oder nur die eigene Person. Elf Vorlagen – von Superadmin über Kassenwart und Mitgliederverwaltung bis zu Trainer und Mitglied – decken die üblichen Aufgaben ab; eigene Rollen sind möglich. Die Rechte werden auf dem Server geprüft, auf Feld- und Datensatzebene. Trainer sehen zum Beispiel keine Bank- oder Beitragsdaten.
Zugang nur mit zweitem Faktor
- Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App ist Pflicht für alle Konten mit Verwaltungsrechten.
- Wiederherstellungscodes ersetzen ein verlorenes Handy; der Passwort-Reset lässt den zweiten Faktor aktiv.
- Nach mehreren Fehlversuchen wird die Anmeldung gesperrt, Sitzungen laufen nach Inaktivität ab.
- Vor kritischen Aktionen – Benutzer, Rollen, Zugangsdaten, Datensicherung – fragt Clubkern Passwort und Code erneut ab.
Verschlüsselung
Bankverbindungen, Zugangsdaten externer Dienste, Mail-Passwörter und die Geheimnisse der Zwei-Faktor-Anmeldung sind mit einem eigenen Schlüssel je Verein verschlüsselt gespeichert. Die Übertragung läuft ausschließlich per HTTPS. Die nächtliche Datensicherung ist mit AES-256 verschlüsselt.
Nachvollziehbar: das Audit-Log
Jede Änderung steht im Audit-Log – wer, wann, was. Das Protokoll wird nur angehängt; eine Hash-Kette macht nachträgliche Manipulation erkennbar. Bankdaten und Geheimnisse erscheinen darin maskiert. Ein eigenes Zugriffsprotokoll hält fest, wer sensible Daten wie die vollständige IBAN angesehen hat.
Werkzeuge für die Betroffenenrechte
- Auskunft nach Art. 15 DSGVO: alle gespeicherten Daten eines Mitglieds auf Knopfdruck.
- Anonymisierung: ausgetretene Mitglieder mit Vorschau anonymisieren, wenn keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.
- Einwilligungen mit Nachweis: etwa für Fotos oder Newsletter, mit Datum und Herkunft; Mitglieder verwalten sie im Mitgliederportal selbst.
- Aufbewahrungsfristen: Übersicht, welche Daten wie lange aufbewahrt werden müssen.
Sicher auch beim Mailen
Fremde HTML-Mails zeigt der eingebaute Mailclient in einer abgeschotteten Ansicht an – ohne Skripte und ohne externe Bilder, die das Öffnen verraten würden. Unzustellbare Adressen erkennt Clubkern anhand signierter Kennungen, die nicht gefälscht werden können.
Wo liegen die Daten?
Clubkern lässt sich zentral für mehrere Vereine betreiben – dann hat jeder Verein eine eigene Datenbank, einen eigenen Schlüssel und eigene Dateien. Oder Sie betreiben Clubkern auf Ihrem eigenen Webspace; dann verlassen die Mitgliederdaten Ihren Server nicht. In beiden Fällen gehören die Daten dem Verein und lassen sich jederzeit als verschlüsselte Sicherung herunterladen.
Häufige Fragen
Ist Clubkern DSGVO-konform?
Clubkern bringt die technischen Voraussetzungen mit: Rechte je Rolle, Zwei-Faktor-Anmeldung, Verschlüsselung, Protokoll, Auskunft und Anonymisierung. Ob die Verarbeitung im Verein insgesamt DSGVO-konform ist, hängt zusätzlich von organisatorischen Punkten ab, etwa Datenschutzhinweisen und Verträgen.
Können Trainer Bankdaten sehen?
Nein. Die Trainerrolle sieht Spieler, Kontakte, Eltern, Notfallkontakte und Pässe der eigenen Mannschaft, aber keine Bank-, Beitrags- oder Rechnungsdaten.
Wie beantworte ich ein Auskunftsersuchen eines Mitglieds?
Über die DSGVO-Auskunft in der Mitgliederakte: Clubkern stellt alle zu dieser Person gespeicherten Daten zusammen.
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Datenschutz, der im Alltag funktioniert
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