Funktionsübersicht

Alle Funktionen von Clubkern

Eine Software mit vollem Funktionsumfang. Was Ihr Verein nicht braucht, blenden Sie unter Administration aus.

Mitglieder

  • Stammdaten, Status mit Historie (Antrag, aktiv, passiv, beitragsfrei, gekündigt, ausgetreten …), Eintrittsdatum, Kommunikationsweg
  • Abteilungen, Mannschaften (mit Rolle) und Vereinsfunktionen, jeweils mit Zeitraum
  • Gesetzliche Vertreter, Notfallkontakte, Familien mit gemeinsamer Anschrift, Bankverbindung und Rechnungsempfänger
  • Verschlüsselte Bankdaten, SEPA-Mandate und Einwilligungen mit Nachweis
  • Zeitstrahl je Mitglied: Mails, Briefe, Rechnungen, Zahlungen, Notizen, Änderungen
  • Filter, gespeicherte Filter, Massenaktionen, Export nach Excel und CSV, Erkennung doppelter Einträge
  • Kündigungen mit Satzungsfrist, automatischer Austritt zum Stichtag, Ein- und Austrittslisten
  • Jubiläen und Ehrungen mit Erinnerung, Pässe und DFBnet-Abgleich (abschaltbar)
  • Unzustellbare E-Mail-Adressen werden am Mitglied gekennzeichnet

Sport und Vereinsstruktur

  • 15 Sportprofile plus „Mehrspartenverein“ und „Andere Sportart“ – jeder Begriff überschreibbar
  • Abteilungen mit Abteilungsleitung, die nur in ihren Abteilungen arbeitet
  • Mannschaften und Gruppen je Saison mit Historie; Spieler, Trainer, Co-Trainer, Betreuer
  • Vereinsfunktionen (Vorstand, Kassenwart, Jugendwart …) mit Amtszeiten
  • Trainerbereich: Spieler, Kontakte, Eltern, Notfallkontakte und Pässe der eigenen Mannschaft – ohne Bank- und Beitragsdaten

Beiträge und Rechnungen

  • Beitragsmodelle nach Abteilung, Mannschaft, Funktion, Alter oder aktiv/passiv – oder einzeln zugewiesen
  • Monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich, einmalig; Ermäßigungen, Ehrenmitgliedschaft, Familienrabatt, Aufnahmegebühr, anteilige Berechnung
  • Beitragslauf mit Vorschau, Ausschlüssen und Freigabe – kein Monat wird doppelt berechnet
  • Rechnungen von Entwurf über Freigabe bis Versand, PDF nach DIN 5008, Storno per Gutschrift
  • Wiederkehrende Rechnungen (Sponsoring, Bandenwerbung, Hallenmiete) genau einmal je Periode
  • Online-Zahlung per Stripe: persönlicher Zahllink je Rechnung, Karte, PayPal, SEPA, Apple Pay, Google Pay, automatische Verbuchung
  • Teil- und Sammelzahlungen, Guthaben, Rückzahlungen, Storno
  • Mahnwesen mit frei konfigurierbaren Stufen, Vorschlägen und Freigabe
  • Spenden mit Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster, einzeln oder als Sammelbestätigung
  • Eingangsrechnungen mit Prüfung, Freigabe und Kostenstelle; Finanzübersicht auf einen Blick

Bank, SEPA und Kasse

  • Kontoauszüge: CAMT.053/052, MT940, Sparkassen-CSV, PayPal-CSV, SumUp-CSV – mit Vorschau und Schutz gegen Doppelimport
  • Online-Abruf per FinTS/HBCI (PIN/TAN, pushTAN), nur lesend
  • Bankabgleich mit Vorschlägen nach Rechnungsnummer, Mitgliedsnummer, IBAN, Name und Betrag; eindeutige Treffer werden automatisch gebucht
  • SEPA-Mandate mit Mandatsreferenz und Verfall nach 36 Monaten ohne Nutzung
  • Lastschriftlauf mit Vorschau und Freigabe, XML-Datei (pain.008) für das Bankprogramm, Rücklastschriften mit Gebühr
  • Kassenbuch mit fortlaufenden Belegnummern, Kassenabschluss mit Zählung, unveränderlichen Buchungen

Kunden, Sponsoren und Verträge

  • Kunden als externe Rechnungsempfänger: Privatpersonen, Unternehmen, Vereine, Verbände, Kommunen
  • Sponsoren mit allen Verträgen und Leistungen auf einer Seite
  • Verträge (Sponsoring, Bandenwerbung, Ausrüstung, Vermietung …) mit Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerung und Erinnerung
  • Lieferanten mit Eingangsrechnungen

Organisation

  • Aufgaben – manuell oder automatisch – an Personen oder Rollen, mit Fälligkeit und Erinnerung
  • Dokumente am Datensatz oder zentral, mit Aufbewahrungsfristen und Rechteprüfung beim Download
  • Serienbriefe mit Vereinsbriefbogen nach DIN 5008, Vorgänge bündeln Briefe, Mails und Dokumente
  • Briefversand per LetterXpress: Briefe und Rechnungen direkt aus Clubkern als echter Brief verschicken, mit Statusverfolgung
  • Veranstaltungen mit Kontingent, Warteliste und Teilnahmegebühren
  • Inventar mit Zustand, Ausleihe, Rückgabe und Erinnerung bei Überfälligkeit
  • Protokolle von Vorstand, Mitgliederversammlung und Abteilungen mit Beschlüssen und Volltextsuche

Kommunikation

  • Versand über eine Warteschlange mit automatischen Wiederholungen und Versandhistorie
  • Anbindung an Ihr Postfach: jedes Postfach per SMTP/IMAP oder Microsoft 365 – bei zentralem Betrieb auch über einen gemeinsamen Mailserver
  • Serienmails an Filter, Verteiler oder Mannschaften, mit Vorschau, Platzhaltern und Anhängen
  • Vorlagen, Verteiler, Signatur, Kopie von Rechnungen und Mahnungen an die Kasse
  • Erkennung unzustellbarer Mails: Kennzeichnung am Mitglied, Aufgabe zur Korrektur
  • Mailclient für ein gemeinsames Vereinspostfach (IMAP/SMTP oder Microsoft 365) – ohne das Passwort weiterzugeben

Mitgliederportal und Online-Antrag

  • Eigenes Konto für Mitglieder; Eltern sehen auch ihre Kinder
  • Kontaktdaten direkt ändern, Name und Bankdaten per Antrag mit Freigabe
  • Rechnungen mit Zahlungsstand und Online-Zahlung, SEPA-Mandat, Dokumente, Einwilligungen
  • Anliegen, Kündigung und Anträge als Anfrage an den Verein
  • Öffentlicher Online-Mitgliedsantrag mit gesetzlichen Vertretern, Bankverbindung, Einwilligungen und Spam-Schutz
  • Bei Genehmigung entstehen Mitglied, Vertreter, Mandat, Begrüßungsmail und optional die Rechnung über die Aufnahmegebühr

Auswertungen und Export

  • Berichte als Tabelle, CSV, Excel oder PDF
  • Mitgliederbestand nach Alter und Geschlecht zum Stichtag – für die Bestandserhebung des Landessportbunds
  • Ein- und Austritte, Mannschaften, offene Posten, Einnahmen und Ausgaben nach Kostenstellen, Beitragsaufkommen, Spenden, Inventar
  • DATEV-Buchungsstapel (EXTF 700), lesbare CSV, Personenkonten; Kontenzuordnung einstellbar
  • Übersicht mit Kennzahlen, Handlungsbedarf und Terminen – je nach Rolle

Administration

  • Vereinsdaten, Gläubiger-ID, Logo, Satzungsregeln, Erscheinungsbild und Funktionsschalter
  • Kataloge, Nummernkreise und Beitragsmodelle
  • Importcenter für Mitglieder, Kunden und Lieferanten mit Spaltenzuordnung und Prüfvorschau
  • Rollen mit Geltungsbereich und elf Vorlagen von Superadmin bis Mitglied; eigene Rollen möglich
  • Hintergrundjobs mit Status und manuellem Start
  • Nächtliche, AES-256-verschlüsselte Datensicherung zum Herunterladen, optional mit Kopie nach SharePoint
  • Audit-Log mit Prüfung der Hash-Kette, Zugriffsprotokoll für sensible Daten

Sicherheit und Datenschutz

  • Zwei-Faktor-Anmeldung (TOTP) als Pflicht für Verwaltungskonten, Wiederherstellungscodes, Sperre nach Fehlversuchen
  • Erneute Bestätigung vor kritischen Aktionen (Benutzer, Rollen, Zugangsdaten, Sicherung)
  • Verschlüsselung von Bankdaten, Zugangsdaten und Mail-Passwörtern mit eigenem Schlüssel je Verein
  • Rechteprüfung auf dem Server, auf Feld- und Datensatzebene
  • Fremde HTML-Mails werden abgeschottet angezeigt – ohne Skripte und externe Bilder
  • Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Anonymisierung mit Vorschau, Übersicht über Aufbewahrungsfristen
  • Bei zentralem Betrieb: eigene Datenbank, eigener Schlüssel, eigene Dateien und Sitzungen je Verein

Die Automatik im Hintergrund

Mails und RückläuferVersand jede Minute mit Wiederholung, unzustellbare Mails alle 15 Minuten erkennen
FinanzenMahnvorschläge, Hinweis auf überfällige Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Online-Bankabruf alle 6 Stunden
MitgliederAustritte zum Stichtag, Volljährigkeit, Jubiläen, Verfall von SEPA-Mandaten
OrganisationVertragsfristen, Veranstaltungen, überfällige Ausleihen, Aufgaben-Erinnerungen, Status des Postversands
SicherheitNächtliche verschlüsselte Datensicherung, Aufräumen alter Sitzungen

Alle Jobs sind wiederholbar, ohne Doppelte zu erzeugen. Fehler werden protokolliert und den Administratoren gemeldet.

Schnittstellen auf einen Blick

E-MailSMTP (STARTTLS, SSL/TLS), IMAP, Microsoft Graph
BankCAMT.052/053, MT940, Sparkassen-, PayPal- und SumUp-CSV, FinTS 3.0 (PIN/TAN, pushTAN)
LastschriftSEPA pain.008.001.08
Online-ZahlungStripe (voll unterstützt): Checkout, Zahllink je Rechnung, automatische Verbuchung
BuchhaltungDATEV EXTF 700, CSV
VerbandDFBnet-Export (CSV/Excel)
BriefversandLetterXpress (letterxpress.de)
Import und ExportCSV, Excel (XLSX), PDF

Alles gesehen?

Sie möchten Clubkern für Ihren Verein kennenlernen? Schreiben Sie uns.

Kontakt aufnehmen