Beitragsverwaltung und SEPA-Lastschrift für Vereine
Mitgliedsbeiträge berechnen, Rechnungen erzeugen, per Lastschrift einziehen und Zahlungen zuordnen – in einem Ablauf, der vorher zeigt, was passiert. Kein Monat wird doppelt berechnet, kein Mitglied vergessen.
Beitragsmodelle, die von allein greifen
Ein Beitragsmodell legt fest, wer was zahlt. Es gilt automatisch nach Abteilung, Mannschaft, Vereinsfunktion, Alter oder aktiv/passiv – oder wird einzelnen Mitgliedern zugewiesen. Damit bilden Sie auch verschachtelte Beitragsordnungen ab:
- monatliche, quartalsweise, halbjährliche, jährliche und einmalige Beiträge
- Ermäßigungen, Ehrenmitgliedschaft und Befreiungen
- Familienrabatt mit einem Rechnungsempfänger für die ganze Familie
- Aufnahmegebühr – auf Wunsch automatisch bei der Genehmigung des Online-Antrags
- anteilige Berechnung bei Ein- und Austritt im laufenden Zeitraum
Der Beitragslauf: erst Vorschau, dann Rechnungen
Sie wählen den Zeitraum, Clubkern zeigt für jedes Mitglied, welche Beiträge anfallen. Einzelne Mitglieder lassen sich ausschließen, dann geben Sie frei und die Rechnungen entstehen. Ein Monat wird je Mitglied und Modell nie doppelt berechnet – auch nicht bei einem zweiten Lauf oder wenn ein Mitglied später nachgetragen wird.
Rechnungen nach DIN 5008
Bei der Freigabe entsteht einmalig ein PDF nach DIN 5008 mit Vereinsbriefbogen, Steuerausweis und Zahlungsinformationen. Versendet wird per E-Mail oder als echter Brief über LetterXpress – direkt aus Clubkern, mit Statusverfolgung. Freigegebene Rechnungen sind unveränderlich; Korrekturen laufen über eine Gutschrift und Neuausstellung. Mit der Stripe-Anbindung trägt jede offene Rechnung einen persönlichen Zahllink für die Online-Zahlung per Karte, PayPal, SEPA, Apple Pay oder Google Pay tragen – Zahlungen werden automatisch verbucht.
SEPA-Lastschrift ohne Bankprogramm-Akrobatik
- Mandate: mit Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum; Mandate, die 36 Monate nicht genutzt wurden, verfallen automatisch.
- Lastschriftlauf: Vorschau, Freigabe und eine XML-Datei im Format pain.008 für Ihr Bankprogramm oder Online-Banking.
- Einzug buchen: Nach dem Einzug werden die Rechnungen als bezahlt markiert.
- Rücklastschriften: werden mit Gebühr erfasst und landen wieder als offener Posten beim Mitglied.
Neue Mitglieder erteilen das Mandat direkt im Online-Mitgliedsantrag, bestehende Mitglieder teilen geänderte Bankverbindungen über das Mitgliederportal mit.
Wer nicht zahlt, bekommt einen Vorschlag – keine Überraschung
Das Mahnwesen arbeitet mit frei einstellbaren Stufen (Frist, Gebühr, Vorlage, Zuständigkeit). Clubkern schlägt Mahnungen vor, versendet aber erst nach Ihrer Freigabe. Zahlungen ordnet der Bankabgleich automatisch der richtigen Rechnung zu.
Häufige Fragen
Welches SEPA-Format erzeugt Clubkern?
Clubkern erzeugt Lastschriftdateien im Format pain.008.001.08, das deutsche Banken und Sparkassen für Lastschriften annehmen.
Braucht der Verein eine Gläubiger-ID?
Ja, für SEPA-Lastschriften ist eine Gläubiger-Identifikationsnummer der Deutschen Bundesbank nötig. Sie wird einmal unter Administration hinterlegt.
Können Familien gemeinsam zahlen?
Ja. Eine Familie hat einen Rechnungsempfänger und eine Bankverbindung; Familienrabatte legen Sie im Beitragsmodell fest.
Was passiert, wenn ich den Beitragslauf zweimal starte?
Nichts Doppeltes. Clubkern merkt sich je Mitglied und Beitragsmodell, welche Monate schon berechnet sind, und berechnet sie nie ein zweites Mal.
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Den nächsten Beitragslauf entspannt angehen
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