Mitglieder
Stammdaten mit Statushistorie, Familien, gesetzliche Vertreter, Abteilungen, Mannschaften, Ehrungen und Pässe – mit Zeitstrahl für jedes Mitglied.
Vereinsverwaltung für Sportvereine
Weniger Verwaltung. Mehr Verein
Clubkern bündelt Mitglieder, Beiträge, SEPA-Lastschriften, Bankabgleich, Rechnungen und Kommunikation an einem Ort. Im Browser, auf PC, Tablet und Smartphone, für Vereine jeder Größe und Sportart.
Keine Installation · läuft im Browser · Ihre Daten bleiben Ihre Daten
15Sportprofile – die Begriffe passen sich Ihrer Sportart an
11Rollenvorlagen von Vorstand bis Trainer
2 FaktorenPflicht für alle Konten mit Verwaltungsrechten
0 Installationläuft im Browser – oder auf Ihrem eigenen Webspace
Alles an einem Ort
Was Vorstand, Kasse und Trainer wirklich brauchen
Schluss mit Excel-Listen, Ordnern und verstreuten Postfächern. Jede Person sieht genau das, was ihre Rolle erlaubt.
Beiträge und Rechnungen
Beitragsmodelle nach Alter, Abteilung oder Status, Beitragsläufe mit Vorschau, Rechnungen nach DIN 5008 und Online-Zahlung per Zahllink.
Bank und SEPA
Kontoauszüge importieren oder per FinTS abrufen, Zahlungen automatisch zuordnen, Lastschriften als SEPA-Datei für Ihre Bank.
Mitgliederportal
Mitglieder pflegen ihre Kontaktdaten selbst, sehen Rechnungen und Einwilligungen. Neue Mitglieder beantragen die Aufnahme online.
Kommunikation
Serienmails mit Vorlagen und Verteilern, Serienbriefe auf Vereinsbriefbogen, ein gemeinsames Vereinspostfach und Erkennung unzustellbarer Adressen.
Organisation
Aufgaben mit Erinnerung, Dokumente, Veranstaltungen mit Warteliste, Inventar mit Ausleihe, Sitzungsprotokolle, Sponsoren und Verträge mit Fristen.
Mitglieder
Die Mitgliederliste, die mitdenkt
Filtern nach Status, Abteilung, Mannschaft oder Alter, gespeicherte Filter, Massenaktionen und Export nach Excel.
- Fehlende Angaben auf einen Blick: ohne E-Mail, ohne Bankverbindung, ohne Pass, E-Mail unzustellbar
- Doppelte Einträge werden bei Anlage, Import und Online-Antrag erkannt
- Kündigungen werden mit der Frist der Satzung vorgemerkt und zum Stichtag vollzogen
- Erinnerung an Jubiläen, runde Geburtstage und Volljährigkeit
Beiträge und Rechnungen
Beitragslauf in Minuten statt an Wochenenden
Beitragsmodelle gelten automatisch. Der Beitragslauf zeigt vorher, wer was zahlt – erst nach Ihrer Freigabe entstehen die Rechnungen.
- Monatlich bis jährlich, Ermäßigungen, Familienrabatt, Aufnahmegebühr, anteilig bei Ein- und Austritt
- Kein Monat wird doppelt berechnet – auch nicht bei einem zweiten Lauf
- Rechnungen als PDF nach DIN 5008, Versand per E-Mail oder als echter Brief
- Jede offene Rechnung hat einen persönlichen Zahllink: Karte, PayPal, SEPA, Apple Pay, Google Pay
Bank und SEPA
Zahlungen ordnen sich selbst zu
Kontoauszug importieren oder online abrufen – Clubkern schlägt zu jedem Umsatz die passende Rechnung vor und bucht eindeutige Treffer automatisch.
- CAMT, MT940, Sparkassen-, PayPal- und SumUp-CSV, Schutz gegen Doppelimport
- Online-Abruf per FinTS/HBCI mit pushTAN, nur lesend
- SEPA-Mandate mit Referenz, Lastschriftlauf als pain.008-Datei, Rücklastschriften mit Gebühr
- Kassenbuch, Mahnwesen mit Vorschlägen und Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster
Mitgliederportal und Online-Antrag
Mitglieder erledigen vieles selbst
Mitglieder melden sich mit eigenem Konto an, Eltern sehen auch ihre Kinder. Neue Mitglieder füllen den Aufnahmeantrag online aus.
- Kontaktdaten direkt ändern, Name und Bankdaten per Antrag mit Freigabe durch den Verein
- Rechnungen mit Zahlungsstand, SEPA-Mandat, Dokumente und Einwilligungen
- Online-Antrag mit gesetzlichen Vertretern, Bankverbindung, Einwilligungen und Spam-Schutz
- Ungeprüft wird nichts übernommen – Sie genehmigen jeden Antrag
Sport
Trainer sehen ihre Mannschaft – und nicht mehr
Abteilungen, Mannschaften je Saison und Vereinsfunktionen mit Amtszeiten. Rollen wirken auf einen Geltungsbereich.
- Trainer sehen Spieler, Eltern, Notfallkontakte und Pässe ihrer Mannschaft – keine Bank- oder Beitragsdaten
- Abteilungsleiter arbeiten nur in ihren Abteilungen
- Pässe und Spielberechtigung, Abgleich mit dem DFBnet-Export
So arbeitet Clubkern
Gebaut für das Ehrenamt
Wer abends nach der Arbeit die Vereinskasse macht, braucht Software, die Fehler verhindert statt sie zu verstecken.
1
Prüfen vor Übernehmen
Importe, Beitragsläufe, Lastschriften, Mahnungen und Online-Anträge zeigen immer erst eine Vorschau.
2
Nichts geht verloren
Freigegebene Rechnungen, Kassenbuchungen und Bestätigungen sind unveränderlich. Korrekturen laufen über Storno.
3
Nur, was Sie brauchen
Finanzen, Portal, Inventar, Veranstaltungen oder Pässe lassen sich ausblenden – das Menü bleibt übersichtlich.
4
Die Automatik erinnert
Fristen, Mahnvorschläge, Vertragsenden, Jubiläen und überfällige Ausleihen landen als Aufgabe bei der richtigen Person.
Für jede Sportart
Ihr Verein, Ihre Begriffe, Ihre Farben
Das Sportprofil legt die Begriffe fest, jeder einzelne lässt sich überschreiben. Logo und Vereinsfarben ziehen sich durch Portal, Rechnungen, Briefe und Mails.
FußballHandballBasketballVolleyball
HockeyEishockeyTennisTischtennis
BadmintonSchachLeichtathletikSchwimmen
Turnen/GymnastikKampfsportReitenMehrspartenverein
Mannschaft → Trainingsgruppe
Spielerpass → Startpass
Spieler → Sportler
Sicherheit und Datenschutz
Mitgliederdaten verdienen Sorgfalt
Bankverbindungen, Daten Minderjähriger, Einwilligungen: Clubkern ist von Grund auf für sensible Vereinsdaten gebaut.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Pflicht für alle Verwaltungskonten, mit Wiederherstellungscodes. Vor kritischen Aktionen fragt Clubkern Passwort und Code erneut ab.
Verschlüsselt gespeichert
Bankdaten, Zugangsdaten und Mail-Passwörter sind mit einem eigenen Schlüssel je Verein verschlüsselt. Übertragung nur per HTTPS.
Rechte auf Datensatzebene
Rollen mit Geltungsbereich – alles, eigene Abteilungen, eigene Mannschaften oder nur selbst. Geprüft wird auf dem Server.
Manipulationssicheres Protokoll
Jede Änderung steht im Audit-Log. Eine Hash-Kette macht nachträgliche Manipulation erkennbar, sensible Werte sind maskiert.
Nächtliche Datensicherung
AES-256-verschlüsselte Sicherung mit Datenbank und allen Dateien, jederzeit herunterladbar und mit 7-Zip auch ohne Clubkern lesbar.
DSGVO-Werkzeuge eingebaut
Auskunft nach Art. 15 DSGVO auf Knopfdruck, Anonymisierung mit Vorschau, Einwilligungen mit Nachweis und Aufbewahrungsfristen.
Betrieb
Zentral betrieben oder auf Ihrem eigenen Server
Clubkern ist für beide Wege gebaut. Wie ein Angebot dafür konkret aussieht, entsteht gerade – sprechen Sie uns gern an.
Zentral betrieben
Mehrere Vereine auf einer gemeinsamen Plattform.
- Jeder Verein mit eigener Adresse, eigener Datenbank und eigenem Schlüssel – strikt getrennt
- Updates, Sicherungen und Mailversand zentral für alle Vereine
- Keine Technik beim Verein – nur ein Browser
Selbst betreiben
Für Vereine mit eigenem Webspace oder Server.
- Läuft auf üblichem Webspace mit PHP 8.1 oder neuer – kein Datenbankserver nötig
- Auch als Container oder auf einem einzelnen Rechner
- Einrichtungsassistent mit Systemprüfung
- Datenbank-Updates laufen nach einem Update automatisch
Der Start
In zehn Minuten eingerichtet
Einrichten
Adresse öffnen, Vereinsname, Sportart und Vereinsfarbe wählen, Administrator anlegen und die Authenticator-App verbinden.
Mitglieder übernehmen
Excel- oder CSV-Liste ins Importcenter ziehen, Spalten zuordnen, Vorschau prüfen. Doppelte Einträge werden erkannt.
Team einladen
Vorstand, Kasse und Trainer mit passender Rolle einladen, Beitragsmodelle anlegen – fertig für den ersten Beitragslauf.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
Wem gehören die Daten?
Ihrem Verein. Sie können jederzeit eine vollständige, verschlüsselte Datensicherung herunterladen und Mitgliederlisten nach Excel oder CSV exportieren.
Was kostet Clubkern?
Das steht noch nicht fest. Clubkern ist bereits bei einem Sportverein im Einsatz; wie ein Angebot für weitere Vereine aussieht, wird gerade erarbeitet. Wenn Sie Interesse haben, schreiben Sie uns – wir melden uns.
Brauchen wir Microsoft 365 oder einen eigenen Mailserver?
Nein. Bei zentralem Betrieb kann Clubkern Mails über einen gemeinsamen Mailserver verschicken, Antworten gehen an Ihre Vereinsadresse. Wer möchte, verbindet ein eigenes Postfach per SMTP oder Microsoft 365.
Funktioniert Clubkern auf dem Smartphone?
Ja. Clubkern läuft in jedem aktuellen Browser auf PC, Tablet und Smartphone – ohne App-Installation. Für die Anmeldung von Verwaltungskonten brauchen Sie eine Authenticator-App.
Können wir unsere bisherigen Mitgliederdaten übernehmen?
Ja. Das Importcenter übernimmt Mitglieder, Kunden und Lieferanten aus Excel oder CSV. Vor der Übernahme sehen Sie eine Prüfvorschau mit Fehlern und Dubletten, vorhandene Daten werden nie überschrieben.
Passt Clubkern auch für Mehrspartenvereine?
Ja. Abteilungen mit eigener Leitung, Mannschaften oder Gruppen je Saison, Beitragsmodelle je Abteilung und das Sportprofil „Mehrspartenverein“ sind dafür gemacht.
Wie sieht es mit der DSGVO aus?
Der Verein bleibt Verantwortlicher für die Daten seiner Mitglieder; wer Clubkern für einen Verein betreibt, verarbeitet sie in dessen Auftrag. Clubkern unterstützt Sie mit Auskunft, Anonymisierung, Einwilligungsnachweisen, Aufbewahrungsfristen und einem lückenlosen Protokoll.
Gibt es eine Schnittstelle zur Buchhaltung?
Ja. Clubkern exportiert DATEV-Buchungsstapel (EXTF 700) und lesbare CSV-Dateien. Die Kontenzuordnung ist einstellbar – testen Sie den ersten Export am besten mit Ihrem Steuerbüro.
Interesse an Clubkern?
Clubkern ist bei einem Sportverein im täglichen Einsatz. Wenn Sie es für Ihren Verein kennenlernen möchten, schreiben Sie uns.